Автоматизированная адаптация персонала
Описываем путь новичка и собираем бота с задачами в Битрикс24, чтобы HR не вёл адаптацию вручную
Автоматизированная адаптация персонала нужна, когда новичку каждый раз всё объясняют заново, а руководитель забывает, что обещал показать в первую неделю. Мы переносим процесс в Битрикс24, Telegram или MAX: задачи, обучающие материалы и вопросы по плану сами приходят нужным людям вовремя.
Узнаёте себя?
Если совпало хотя бы два пункта, начнём с бесплатного разбора: посмотрим кабинеты, сайт и воронку и покажем, где теряются заявки.
Кому подходит, а кому рано
Подойдёт, если
- Регулярно выходят новые сотрудники на похожие должности
- В компании есть Битрикс24 или готовность его внедрить
- HR или руководитель готовы описать процесс
Пока рано, если
- Новые люди приходят раз в год
- Процессы в компании меняются каждый месяц и нет базовых регламентов
Что входит
Карта адаптации по должностям
Описываем путь новичка по неделям для каждой должности: что узнать, с кем познакомиться, что сделать самому, какие вопросы задать руководителю.
Обучающий курс и база знаний
Собираем короткие уроки, регламенты и видео в одном месте. Материал разбиваем так, чтобы урок занимал 5–10 минут.
Чат-бот для новичка
Бот в Telegram или MAX присылает задания по дням, отвечает на частые вопросы про отпуск, доступы и график и пишет HR, если новичок застрял.
Задачи и чек-листы в Битрикс24
На выход нового сотрудника создаётся набор задач: IT выдаёт доступы, бухгалтерия оформляет документы, руководитель проводит знакомство.
Тесты и обратная связь
Короткие проверки после ключевых блоков и опросы на 1-й, 2-й и 4-й неделях, чтобы заметить проблему до увольнения на испытательном сроке.
Отчёты для HR и руководителя
Собираем панель: кто на каком этапе, кто просрочил задачи, где новички чаще всего задают одинаковые вопросы.
Проекты агентства
Так выглядит отчёт по понедельникам
Приходит в Telegram каждую неделю: заявки, продажи и цена клиента по каналам. Для постоянных проектов к нему добавляется дашборд, который обновляется каждый день.
- Поиск Директа72 заявки · 1 080 ₽
- РСЯ41 заявка · 1 390 ₽
- VK Реклама33 заявки · 1 510 ₽
План на неделю: отключили 12 площадок РСЯ без продаж, запускаем новый оффер на поиске.
Как работаем
Описание текущей адаптации
Разговариваем с HR, руководителями и недавно вышедшими сотрудниками. Выясняем, что реально происходит в первые две недели.
Проектирование маршрута
Составляем карту по должностям и список материалов, которых не хватает. Согласуем с руководителями.
Сборка курса и бота
Записываем или оформляем материалы, настраиваем бота и автоматические задачи. На пилотную должность уходит обычно две-четыре недели.
Пилот на реальных новичках
Прогоняем систему на ближайших трёх-пяти выходах, собираем обратную связь и убираем лишнее.
Масштабирование на другие должности
Повторяем структуру для остальных ролей и передаём HR инструкцию, как обновлять материалы без разработчика.
Сколько стоит
Стоимость определяется числом должностей, объёмом материалов и выбранной платформой. Если у вас уже есть Битрикс24 и записанные регламенты, работа сводится к настройке. Если материалов нет, часть бюджета уходит на их подготовку.
На берегу договариваемся так
Рекламные кабинеты, Метрика, CRM и сайт оформляем на вашу компанию. Расстанемся — всё останется у вас.
Жёсткого срока договора нет. Первый месяц уходит на запуск, дальше продлеваем, если видите результат.
Заявки, продажи и цена клиента в Telegram, для постоянных проектов — дашборд с обновлением каждый день.
Если канал не окупается в вашей нише, говорим об этом прямо и не тратим бюджет дальше.
Что писали клиенты
Раньше агентство называлось Reforge, поэтому в письмах стоит оно.
Как автоматизировать адаптацию новых сотрудников
Адаптация ломается в трёх местах. В день выхода у новичка нет доступов, на второй неделе руководитель занят и забывает провести знакомство, а к концу испытательного срока никто не знает, как человек себя чувствует. Автоматизация закрывает именно эти места и оставляет живое общение людям.
С чего начать:
- Выпишите всё, что происходит в первые 30 дней у одной должности. Лучше всего брать ту, где текучка выше.
- Разделите на задачи для компании (доступы, документы, оборудование) и задачи для новичка (учёба, знакомство, первые задания).
- Первую часть переведите в шаблон задач Битрикс24, который запускается из карточки нового сотрудника.
- Вторую часть отдайте в бот, который присылает по одному заданию в день и просит отметить выполнение.
Что хорошо автоматизируется: напоминания, рассылка материалов, сбор документов, ответы на типовые вопросы, опросы. Первую встречу с руководителем и разговор о целях на испытательный срок автоматизировать не стоит. Эти шаги остаются живыми, а система лишь ставит их в календарь и напоминает.
Про контент. Длинные видео по часу никто не досматривает. Лучше серия коротких уроков и чек-лист после каждого. Для рабочих профессий хорошо идёт формат фото и пошаговая карточка в мессенджере, для офисных ролей подходят документы и тесты.
Типичные ошибки:
- курс пишут один раз, а через полгода он описывает уже несуществующие процессы;
- бот присылает всё в первый день, и новичок теряется;
- нет ответственного за обновление материалов;
- обратной связи от новичков нет, поэтому узкие места не видны.
Метрику стоит выбрать заранее: доля сотрудников, прошедших испытательный срок, время до первой самостоятельной задачи, число обращений к HR за типовыми вопросами. Без неё непонятно, сработала ли система.
Частые вопросы
Что такое автоматизированная адаптация персонала?
Это система, в которой задачи, материалы и напоминания для новичка и руководителя запускаются автоматически при оформлении сотрудника. Живое общение остаётся, но рутина вроде доступов и рассылок уходит из ручной работы HR.
Где лучше строить адаптацию: в Битрикс24 или в боте?
Лучше сочетать. Битрикс24 хранит задачи компании и ответственных, бот ведёт новичка по дням и отвечает на вопросы. Если Битрикс24 нет, можно обойтись ботом и таблицей.
Подойдёт ли это для небольшой компании?
Да, если у вас повторяющиеся должности: продавцы, курьеры, менеджеры. Для компании на 10 человек с одним выходом в год проще чек-лист в документе.
Кто обновляет материалы после запуска?
Обычно HR или руководитель направления. Мы оставляем инструкцию и настраиваем платформу так, чтобы заменить урок или вопрос в боте можно было без разработчика.