Как без стресса и тревоги нанять своего первого ассистента и освободить 60% своего времени?
Вам знакомо чувство, когда текущие дела не вдохновляют вас, а только тяготят?
В голове бесконечно крутится список дел на ближайшее будущее, вы ничего не успеваете, всё переносите на следующий день, но и это не помогает!
Чувство фоновой тревоги не даёт покоя, а нерешенные задачи наваливаются, как снежный ком.
Это просто адский замкнутый круг, который давит на вас изо дня в день. И здесь вы должны быть осторожнее!
Никак нельзя попасть в эту ловушку! Нельзя дать снежному кому задавить вас!
Ваша первая задача, как предпринимателя – планировать и совершать целевые действия, которые приведут вас к цели.
Например, заниматься доработкой своего продукта или созданием нового, формированием своего комьюнити, выстраиванием своей системы в бизнесе.
А вместо этого вы сидите и разбираетесь: как же подключить платежки на посадочные страницы, как зарегистрировать домены, как вообще попасть в рекламные кабинеты, а как подключить системы аналитики? Список этот вечный.
В итоге, время и силы потрачены, а бизнес стоит на месте.
Что делать в такой ситуации? Нанять бизнес-ассистента!
Давайте посмотрим:
1. Какие дела и задачи можно передать ассистенту?
- Оценка цифровых показателей, которые вам важны;
- Пополнение рекламного бюджета;
- Согласование встреч и планерок;
- Назначение встреч и планерок;
- Продажи продукта;
- Настройка/корректировка интеграции CRM;
- Расчет з/п другим членам команды;
- Контроль качества. Собирает обратную связь от ваших нынешних клиентов;
- Контроль выполнения поставленных задач руководителем другим членам команды.
2. Чем отличается бизнес-ассистент от личного помощника?
Бизнес-ассистентов часто путают с личными помощникам и секретарями. Это три должности с похожими, но все таки разными обязанностями.
Если предпринимателю нужно, чтобы ему бронировали отели и авиабилеты, покупали цветы жене, возили костюм в химчистку и следили за календарем, ему нужен личный помощник. У этого человека могут быть задачи секретаря, например прием звонков и работа с документами, но их будет заметно меньше.
Общее правило такое: если 60—70% рабочего времени сотрудника будет уходить на персональные поручения руководителя, тогда нужен личный помощник.
Если предпринимателю требуется, чтобы человек присутствовал на совещаниях, вел протоколы, ставил задачи отделам и контролировал сроки, ему нужен бизнес-ассистент. Ассистент может выполнять задачи секретаря или личного помощника, но их будет меньше.
Если говорить кратко: Даете больше личных поручений — нужен помощник;
Больше задач для компаний — бизнес-ассистент.
3. Почему требования к бизнес-ассистентам выше, чем к личным помощникам?
Ассистент — это правая рука руководителя, он получает высокие полномочия, может говорить от имени руководителя на переговорах, принимать решения.
Это деление на ассистента и помощника важно, потому что не каждый профессиональный ассистент пойдет работать помощником, это для него понижение. И не каждый помощник потянет обязанности ассистента.
И наконец-то, переходим к главному!
Пошаговый план по поиску и найму бизнес-ассистента:
1. Составьте список задач, которые вы делаете в течение дня или хотели бы делать, если бы было больше времени:
Распишите его максимально подробно. Уделите внимания даже самым мелким делам, которые вам приходится выполнять в течение дня.
2. Определите из списка те задачи, которые можете делать только вы. Их нельзя никому делегировать:
Но не переусердствуйте! Помните, что вы живой человек и не можете взять всё только на себя!
3. Выделите из списка те задачи, которые можно отдать другому человеку, но с трудом;
И те задачи, которые можете отдать сразу и легко. Назовем их «чужая работа».
4. Оцените временные затраты на задачи, которые вы хотите делегировать:
Сколько потратит человек на их выполнение? Час, два, три?
5. Оцените стоимость своего часа:
Это очень легко: поделите свой доход на количество рабочих часов в месяц
6. Определите стоимость задач из «чужой работы»:
Освободив время, вы можете направить его на более важные стратегические задачи, до которых сейчас не доходят руки.
7. Сформулируйте профиль должности помощника:
Опишите функции и обязанности ассистента, напишите ценный конечный продукт, график работы, зону ответственности и прочие подробности.
8. Составьте вакансию для поиска бизнес-ассистента:
Подготовьте вакансию на основе функциональных обязанностей ассистента.
Что необходимо указать в вакансии?
- Место и формат работы;
- Кто руководитель? С кем предстоит работать?
- Какой человек нам нужен? Какими нааыками должен обладать кандидат?
- Что ждет кандидата при работе с вами? К чему ему необходимо быть готовым?
- Выгода работы с вами, помимо зарплаты;
- Как откликнуться на вакансию. Что кандидату необходимо сделать после прочтения вашего объявления?
9. Отберите несколько человек, которые откликнулись на вакансии и дайте им тестовое задание:
Это нужно, чтобы проверить навыки поиска и структурирования информации у кандидата и другие необходимые качества.
Пример тестового задания: собрать ваших конкурентов и сделать анализ их сайтов по чек-листу, выписав удачные элементы и их УТП.
10. Выберите тех, кто выполнил тестовое задание и проведите видео-встречу:
Задайте несколько вопросов:
- что является ценным конечным продуктом бизнес-ассистента?
- сколько готовы выделять времени?
- когда вы готовы быть на связи?
11. Наймите на испытательный срок и начинайте описывать и передавать свои задачи
Ура, всё готово! Дальше остаётся налаживать процесс до идеала!
Какой результат можно получить при таком подходе:
- Вакансия собирает 700 откликов за 2 дня (количество откликов зависит от ниши и перечня задач);
- Отправили тестовое около 200 людям;
- Сделали тестовое около 70 человек;
- Адекватно сделали около 30 человек;
- Вышли на зум в положенное время - 13 человек;
- Взяли сразу 2 девочек в работу.
Да у вас может быть не только бизнес-ассистент, но и личный помощник. Ассистент помогает вам по бизнес-задачам, а помощник разгружает вас от домашних рутинных дел. Сказка, не так ли?
Теперь у вас есть пошаговый план, как нанять ассистента и снять с себя головную боль из рутинных задач.
Бизнес-ассистент – ваш главный член команды, который будет помогать достигать все поставленные цели. А вы можете заниматься лишь стратегически важными задачами.
Но, наверняка, у вас всё ещё остались сомнения и в вашей голове крутятся мысли:
Все, кто когда либо задумывается о найме ассистента или формировании команды сталкиваются с этими вопросами в собственной голове. Главное, чтобы это не переросло в тревогу, которая будет мешать вам решиться на этот важный шаг.
В голове бесконечно крутится список дел на ближайшее будущее, вы ничего не успеваете, всё переносите на следующий день, но и это не помогает!
Чувство фоновой тревоги не даёт покоя, а нерешенные задачи наваливаются, как снежный ком.
Это просто адский замкнутый круг, который давит на вас изо дня в день. И здесь вы должны быть осторожнее!
Никак нельзя попасть в эту ловушку! Нельзя дать снежному кому задавить вас!
Ваша первая задача, как предпринимателя – планировать и совершать целевые действия, которые приведут вас к цели.
Например, заниматься доработкой своего продукта или созданием нового, формированием своего комьюнити, выстраиванием своей системы в бизнесе.
А вместо этого вы сидите и разбираетесь: как же подключить платежки на посадочные страницы, как зарегистрировать домены, как вообще попасть в рекламные кабинеты, а как подключить системы аналитики? Список этот вечный.
В итоге, время и силы потрачены, а бизнес стоит на месте.
Что делать в такой ситуации? Нанять бизнес-ассистента!
Давайте посмотрим:
1. Какие дела и задачи можно передать ассистенту?
- Оценка цифровых показателей, которые вам важны;
- Пополнение рекламного бюджета;
- Согласование встреч и планерок;
- Назначение встреч и планерок;
- Продажи продукта;
- Настройка/корректировка интеграции CRM;
- Расчет з/п другим членам команды;
- Контроль качества. Собирает обратную связь от ваших нынешних клиентов;
- Контроль выполнения поставленных задач руководителем другим членам команды.
2. Чем отличается бизнес-ассистент от личного помощника?
Бизнес-ассистентов часто путают с личными помощникам и секретарями. Это три должности с похожими, но все таки разными обязанностями.
Если предпринимателю нужно, чтобы ему бронировали отели и авиабилеты, покупали цветы жене, возили костюм в химчистку и следили за календарем, ему нужен личный помощник. У этого человека могут быть задачи секретаря, например прием звонков и работа с документами, но их будет заметно меньше.
Общее правило такое: если 60—70% рабочего времени сотрудника будет уходить на персональные поручения руководителя, тогда нужен личный помощник.
Если предпринимателю требуется, чтобы человек присутствовал на совещаниях, вел протоколы, ставил задачи отделам и контролировал сроки, ему нужен бизнес-ассистент. Ассистент может выполнять задачи секретаря или личного помощника, но их будет меньше.
Если говорить кратко: Даете больше личных поручений — нужен помощник;
Больше задач для компаний — бизнес-ассистент.
3. Почему требования к бизнес-ассистентам выше, чем к личным помощникам?
Ассистент — это правая рука руководителя, он получает высокие полномочия, может говорить от имени руководителя на переговорах, принимать решения.
Это деление на ассистента и помощника важно, потому что не каждый профессиональный ассистент пойдет работать помощником, это для него понижение. И не каждый помощник потянет обязанности ассистента.
И наконец-то, переходим к главному!
Пошаговый план по поиску и найму бизнес-ассистента:
1. Составьте список задач, которые вы делаете в течение дня или хотели бы делать, если бы было больше времени:
Распишите его максимально подробно. Уделите внимания даже самым мелким делам, которые вам приходится выполнять в течение дня.
2. Определите из списка те задачи, которые можете делать только вы. Их нельзя никому делегировать:
Но не переусердствуйте! Помните, что вы живой человек и не можете взять всё только на себя!
3. Выделите из списка те задачи, которые можно отдать другому человеку, но с трудом;
И те задачи, которые можете отдать сразу и легко. Назовем их «чужая работа».
4. Оцените временные затраты на задачи, которые вы хотите делегировать:
Сколько потратит человек на их выполнение? Час, два, три?
5. Оцените стоимость своего часа:
Это очень легко: поделите свой доход на количество рабочих часов в месяц
6. Определите стоимость задач из «чужой работы»:
Освободив время, вы можете направить его на более важные стратегические задачи, до которых сейчас не доходят руки.
7. Сформулируйте профиль должности помощника:
Опишите функции и обязанности ассистента, напишите ценный конечный продукт, график работы, зону ответственности и прочие подробности.
8. Составьте вакансию для поиска бизнес-ассистента:
Подготовьте вакансию на основе функциональных обязанностей ассистента.
Что необходимо указать в вакансии?
- Место и формат работы;
- Кто руководитель? С кем предстоит работать?
- Какой человек нам нужен? Какими нааыками должен обладать кандидат?
- Что ждет кандидата при работе с вами? К чему ему необходимо быть готовым?
- Выгода работы с вами, помимо зарплаты;
- Как откликнуться на вакансию. Что кандидату необходимо сделать после прочтения вашего объявления?
9. Отберите несколько человек, которые откликнулись на вакансии и дайте им тестовое задание:
Это нужно, чтобы проверить навыки поиска и структурирования информации у кандидата и другие необходимые качества.
Пример тестового задания: собрать ваших конкурентов и сделать анализ их сайтов по чек-листу, выписав удачные элементы и их УТП.
10. Выберите тех, кто выполнил тестовое задание и проведите видео-встречу:
Задайте несколько вопросов:
- что является ценным конечным продуктом бизнес-ассистента?
- сколько готовы выделять времени?
- когда вы готовы быть на связи?
11. Наймите на испытательный срок и начинайте описывать и передавать свои задачи
Ура, всё готово! Дальше остаётся налаживать процесс до идеала!
Какой результат можно получить при таком подходе:
- Вакансия собирает 700 откликов за 2 дня (количество откликов зависит от ниши и перечня задач);
- Отправили тестовое около 200 людям;
- Сделали тестовое около 70 человек;
- Адекватно сделали около 30 человек;
- Вышли на зум в положенное время - 13 человек;
- Взяли сразу 2 девочек в работу.
Да у вас может быть не только бизнес-ассистент, но и личный помощник. Ассистент помогает вам по бизнес-задачам, а помощник разгружает вас от домашних рутинных дел. Сказка, не так ли?
Теперь у вас есть пошаговый план, как нанять ассистента и снять с себя головную боль из рутинных задач.
Бизнес-ассистент – ваш главный член команды, который будет помогать достигать все поставленные цели. А вы можете заниматься лишь стратегически важными задачами.
Но, наверняка, у вас всё ещё остались сомнения и в вашей голове крутятся мысли:
- мою работу никто не сделает лучше меня;
- так хорошо продукт знаю только я;
- а если ассистент украдет мои идеи, данные, доступы и т.д.;
- а если мне придется все переделывать;
- вдруг ассистент просто уйдет от меня.
Все, кто когда либо задумывается о найме ассистента или формировании команды сталкиваются с этими вопросами в собственной голове. Главное, чтобы это не переросло в тревогу, которая будет мешать вам решиться на этот важный шаг.
Узнайте как без ошибок нанять бизнес-ассистента и правильно делегировать ему задачи, чтобы потом не пришлось переделывать