Все задачи, обязанности, дела, которые имеются сейчас, вас больше тяготят, чем вдохновляют.

Ваша голова постоянно занята тем списком дел, который вы не желаете делать, вы откладываете эти дела на ближайшее будущее.

Но не делаете. От этого на душе становится еще тяжелее. Но делать их вы по-прежнему не хотите.

И это просто адский замкнутый круг, который давит на вас изо дня в день.

Если вы эксперт или предприниматель, то вам важно делать целевые действия, которые приведут к поставленным целям.

Заниматься доработкой своего продукта, созданием нового продукта, формированием своего комьюнити, выстраиванием своей системы в бизнесе.

А вместо этого вы сидите и разбираетесь, как же подключить платежки на посадочные страницы, как зарегистрировать домены, как вообще попасть в рекламные кабинеты, а как подключить системы аналитики и тд. Список этот вечный.

В итоге вы потратили целый день на работу, а полезного - 0.

Эти действия не только высасывают из вас последние силы, но и не приближают вас к поставленной цели.

Обидно, неприятно и не совсем ясно, что делать.


Какие дела и задачи можно передать ассистенту?

- Оценка цифровых показателей, которые вам важны;
- Пополнение рекламного бюджета;
- Согласование встреч и планерок;
- Назначение встреч и планерок;
- Продажи продукта;
- Настройка/корректировка интеграции CRM;
- Расчет з/п другим членам команды;
- Контроль качества. Собирает обратную связь от ваших нынешних клиентов;
- Контроль выполнения поставленных задач руководителем другим членам команды.


Чем отличается бизнес-ассистент от личного помощника?

Бизнес-ассистентов часто путают с личными помощникам и секретарями. Это три должности с похожими обязанностями и задачами.

Если предпринимателю нужно, чтобы ему бронировали отели и авиабилеты, покупали цветы жене, возили костюм в химчистку и следили за календарем, ему нужен личный помощник. У этого человека могут быть задачи секретаря, например прием звонков и работа с документами, но их будет заметно меньше.

Общее правило такое: если 60—70% рабочего времени сотрудника будет уходить на персональные поручения руководителя, тогда нужен личный помощник.

Если предпринимателю требуется, чтобы человек присутствовал на совещаниях, вел протоколы, ставил задачи отделам и контролировал сроки, ему нужен бизнес-ассистент. Ассистент может выполнять задачи секретаря или личного помощника, но их будет мало.

Даете больше личных поручений — нужен помощник;
Больше задач для компаний — бизнес-ассистент.


Требования к бизнес-ассистентам выше, чем к личным помощникам

Ассистент — это правая рука руководителя, он получает высокие полномочия, может говорить от имени руководителя на переговорах, принимать решения.

Это деление на ассистента и помощника важно, потому что не каждый профессиональный ассистент пойдет работать помощником, это для него понижение. И не каждый помощник потянет обязанности ассистента.


Пошаговый план по поиску и найму бизнес-ассестента

1. Составьте список задач, которые вы делаете в течение дня или хотели бы делать, если бы было больше времени.
Распишите его максимально подробно. Уделите внимания даже самым мелким делам, которые вам приходится выполнять в течения дня

2. Определите из списка те задачи, которые можете делать только вы. Их нельзя никому делегировать.
Их пока не делегируем, а выполняем самостоятельно. Главное понять, что если эти задачи не ведут напрямую к деньгам - нужно эту задачи описывать и делегировать

3. Выделите из списка те задачи, которые можно отдать другому человеку, но с трудом.
И те, которые можете отдать сразу и легко. Назовем эти задачи «чужой работой»

4. Оцените затраченное время в часах для каждой задачи из «чужой работы»

5. Оцените стоимость своего часа.
Для этого поделите свой доход на количество рабочих часов в месяц

6. Определите стоимость задач из «чужой работы».
Эту сумму вы просто сливаете. Это время и деньги можно не тратить, а делегировать чужие задачи и зарабатывать еще больше. Освободив время, вы можете направить его на более важные стратегические задачи, до которых сейчас не доходят руки.

7. Сформулируйте профиль должности помощника
Опишите функции и обязанности ассистента, напишите ценный конечный продукт, график работы, ответственность

8. Составьте вакансию для поиска бизнес-ассистента
Подготовьте вакансию на основе функциональных обязанностей ассистента.
Что необходимо указать в вакансии:
- Где ему предстоит работать;
- Кто руководитель. С кем ему предстоит работать;
- Кого мы ищем. Кто нам вообще нужен, какими качествами должен обладать кандидат и что уметь;
- Что ждет его при работе с вами. К чему ему необходимо быть готовым;
- Что получит. Какая его выгода в работе с вами помимо зп. Это тоже важно указать;
- Как откликнуться на вакансию. Что ему необходимо сделать после прочтения вашего объявления, если ему это все подходит.

9. Отберите несколько человек, которые откликнулись на ваканси и дайте им тестовое задание.
Даем тестовое задание тем, кто откликнулся, в котором проверяем навыки поиска и структурирования информации, чтобы вам было легко прочитать и понять, как кандидат преподносит информацию.
Пример тестового задания: собрать ваших конкурентов и сделать анализ их сайтов по чек-листу выписав удачные элементы и их УТП.

10. Выберите тех, кто выполнил тестовое задание и проведите видео-встречу.
Задайте несколько вопросов:
- что является ценным конечным продуктом бизнес-ассистента?
- сколько готовы выделять времени?
- когда вы готовы быть на связи?

11. Наймите на испытательный срок и начинайте описывать и передавать свои задачи


Какой результат можно получить при таком подходе:

- Вакансия собирает 700 откликов за 2 дня (количество откликов зависит от ниши и перечня задач);
- Отправили тестовое около 200 людям;
- Сделали тестовое около 70 человек;
- Адекватно делают около 30 человек;
- Вышли на зум в положенное время - 13 человек;
- Взяли сразу 2 девочек в работу.

Да у вас может быть не только бизнес-ассистент, но и личный помощник. Ассистент помогает вам по бизнес-задачам, а помощник разгружает вас от домашних рутинных дел.


Теперь у вас есть пошаговый план, как нанять ассистента и снять с себя головную боль из рутинных задач.

Это ваш главный член команды, который будет помогать достигать все поставленные цели. А вы можете заниматься лишь стратегически важными задачами.

Но я понимаю какие мысли могут крутиться сейчас у вас в голове:

• мою работу никто не сделает лучше меня;
• так хорошо продукт знаю только я;
• а если ассистент украдет мои идеи, данные, доступы и тд;
• а если мне придется все переделывать;
• вдруг ассистент просто уйдет от меня.

Страхи в вашей голове вполне обоснованны и, самое главное, решаемы.

Все, кто когда либо задумывается о найме ассистента или формировании команды сталкиваются с этими вопросами в собственной голове. Главное, чтоб это не переросло в тревогу, которая будет мешать вам решиться на этот важный шаг.